Con il nostro responsabile societario Roberta Marchese abbiamo voluto approfondire l’importanza della tematica Whistleblowing.
Cos’è il Whistleblowing? Qual è l’importanza del Whistleblowing? La rilevanza della tematica è chiara al Gruppo Soft Strategy – Nethex che ha implementato un processo ben definito. Grazie alla disponibilità di Roberta Marchese, Responsabile Societario e Compliance Manager dell’azienda, cerchiamo di approfondire l’argomento. Facendo tesoro della sua esperienza, vogliamo capire cos’è il Whistleblowing e quanto sia importante per le aziende.
Cos’è e qual è l’importanza del Whistleblowing?
Il Whistleblowing è un processo fondamentale all’interno di un’organizzazione. Attraverso questo i dipendenti, i fornitori o altre parti interessate possono segnalare attività illegali, immorali o non etiche che si verificano all’interno dell’azienda. Queste segnalazioni possono riguardare una vasta gamma di comportamenti, quali ad esempio, le frodi finanziarie, la corruzione, la discriminazione, le violazioni della sicurezza sul lavoro, le violazioni ambientali e altre pratiche non corrette.
Qual è l’importanza del Whistleblowing per il nostro Gruppo?
L’importanza del Whistleblowing sta nel fatto che fornisce un meccanismo efficace per identificare e affrontare comportamenti illegali o non etici. I vantaggi all’interno dell’organizzazione sono molteplici. Aiuta a prevenire frodi o altre attività illegali, riducendo il rischio di danni finanziari e reputazionali per l’azienda. Le segnalazioni tempestive consentono, infatti, di individuare e affrontare prontamente le violazioni, limitando potenziali impatti negativi sui profitti, sulla fiducia degli investitori e sulla reputazione aziendale.
La procedura Whistleblowing promuove una cultura aziendale basata su integrità ed etica. Creare un ambiente in cui i dipendenti si sentono sicuri nel segnalare comportamenti non conformi contribuisce a costruire fiducia e rispetto all’interno dell’organizzazione. Migliora il morale dei dipendenti e riduce il rischio di comportamenti fraudolenti o non corretti. Il Whistleblowing aiuta anche le aziende a mantenere la conformità normativa, identificando e affrontando le violazioni legali o regolamentari in modo tempestivo. Questo evita sanzioni legali e danni reputazionali.
Quali sono state le motivazioni dietro l’implementazione della piattaforma Open Blow?
Il nostro Gruppo opera in settori dove la reputazione e la credibilità sono fondamentali. Non solo per attirare e mantenere i clienti, ma anche per ingaggiare i migliori talenti sul mercato. Implementare la piattaforma Open Blow ci permette di preservare la nostra reputazione e credibilità, identificando e affrontando prontamente comportamenti non conformi. Come azienda gestiamo inoltre una grande quantità di dati sensibili dei nostri clienti, offrire un meccanismo solido per identificare e mitigare rischi operativi è essenziale. La piattaforma consente alla nostra azienda di adottare misure preventive per proteggere sia i propri interessi che quelli dei propri clienti. Le segnalazioni possono fornire preziose informazioni su possibili inefficienze, lacune nei processi o aree in cui i servizi possono essere migliorati.
Come funziona la procedura di Whistleblowing tramite la nuova piattaforma?
La piattaforma Open Blow è gestita in maniera autonoma e indipendente dall’Organismo di Vigilanza nominato ex D.lgs. 231/2001, senza possibilità di controllo da parte delle funzioni aziendali. Questo permette di garantire un alto livello di confidenzialità e protezione dell’identità del segnalante.
La procedura prevede i seguenti principali step:
1. Canali di segnalazione interna:
Il segnalante può inviare la segnalazione tramite la piattaforma software dedicata. In alternativa, può redigere una segnalazione scritta e farla pervenire in busta chiusa alla sede principale dell’azienda, oppure contattare oralmente l’Organismo di Vigilanza.
2. Contenuto della segnalazione:
Generalità del soggetto che effettua la segnalazione, anche se sono sempre possibili segnalazioni anonime. Descrizione completa delle condotte oggetto di segnalazione, con indicazione di chi le ha commesse. La piattaforma consente di rimanere in contatto con l’Organismo di Vigilanza per fornire chiarimenti o integrare documentazione tramite un sistema di messaggistica.
3. Analisi della segnalazione:
L’Organismo di Vigilanza rilascia al whistleblower un avviso di ricevimento entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione. Tutte le segnalazioni sono analizzate preliminarmente per verificare la presenza di tutte le informazioni utili a valutare la fondatezza della segnalazione stessa. Se emergono elementi utili, si avviano specifici approfondimenti con le strutture aziendali preposte.
Se necessario, si sottopongono gli esiti al Consiglio d’Amministrazione per gli opportuni interventi. In caso di assenza di elementi utili o se la segnalazione non rientra nelle casistiche di whistleblowing, la stessa viene archiviata o inoltrata alle funzioni competenti.
In ogni caso, l’Organismo di Vigilanza deve dare riscontro alla segnalazione entro tre mesi dall’avviso di ricevimento.
Questa procedura ci consente di centralizzare e tracciare le segnalazioni in modo accurato, garantendo trasparenza e protezione per tutti i soggetti coinvolti.